転職成功のカギを握る！書類選考通過後のメール返信ガイド

はじめに：なぜ返信が重要なのか？

転職活動を行う上で、企業からの書類選考通過後のメールには必ず返信することが何よりも重要です。

何故なら、メールを送信した企業が、メール返信からこちらがマナーを持っているか判断基準にしていたり、日程を調整する必要性があるのか、それとも選考を辞退するのかなど、さまざまな目的があるからです。

また、それ以外にも既読の報告を行ったり、選考に通過したことへの感謝や喜びの意を示したり、転職した際にどれだけ頑張りたいのか意欲を伝えたりする目的もあります。

そもそも転職活動の際に企業に履歴書やエントリーシートを提出した場合、その書類選考についての結果がメールで返信されるのが一般的です。

要は、その選考結果のメールに対して返信する必要性があるのかどうかが重要になります。

選考通過メールが届いたら確認すべきこと

選考通過メールが届いたときに確認するのは、返信が必要なのかそうでないかです。

基本的にメールを返信する必要性がない内容は、「選考結果が不合格だった」「書類選考に関する単なる連絡メール」「返信不要と記載している」の3種類です。

それ以外の内容の返信メールだった場合、必ず返信しなければなりません。

もちろん人によってはメールを返信すると担当者の負担になるのではないかと思われるかもしれませんが、それならメールに返信不要と記載しているはずなので、心配する必要性はまったくありません。

返信すべきケースとは？

書類選考通過のメールに返信するべきケースは、以下の通りです。

• 日程調整が必要な場合
• 選考を辞退する場青

それでは、書類選考通過のメールに返信するべきケースについてご説明しましょう。

日程調整が必要な場合

書類選考通過後にメールの返信が必要なケースとして挙げられるのが、日程調整が必要な場合です。

基本的に企業から次回選考の日程が記載されていますが、もしも自分のスケジュールの都合が合わない日程を提示されていた場合、すぐに返信して日程を変更してもらわなければなりません。

ここで油断して数日後などに返信したとしても、日数が経っているので今さら日程を変更することはできないと言われてしまいます。

したがって、基本的に返信メールが届いてから24時間以内に、日程変更の調整をする旨の返信を行うことが大切です。

この場合、企業側から提示された候補日から選択するケースと、こちらの都合によって日程を変更するケースです。

企業側から候補日を提示された場合は、その中から都合の合う日を選んでメールに候補日を記載して返信します。

また、企業側から候補日を提示されても都合に合う日がなかったり、そもそも最初から日程を調整してほしかったりする場合は、その旨を記載して返信します。

ただし、日程を調整してほしい場合は1日ではなく、複数の候補日をこちらから提示することが重要です。

複数の候補日を提示することで企業側も日程を調整しやすくなりますが、候補日の範囲は1週間～2週間以内にしましょう。

選考を辞退する場合

もしも他の企業からの内定をもらっていたり、やむを得ない事情で選考を辞退せざるを得ない状況だったりする場合は、選考を辞退する旨の返信を行う必要性があります。

この場合、選考を辞退する場合は選考結果のメールが届いてからなるべく早めに返信することが重要です。

企業は基本的にこちらを含めた次回選考に進む人数分の枠を定めているため、素早く選考辞退の旨を伝えることで他の人が選考枠に入れる可能性が生まれます。

企業は採用選考に時間と人数を割いている以上、こちらの都合で選考を辞退するのはかなり迷惑をかけてしまうことになるでしょう。

したがって、なるべく早めに選考辞退の返信メールを送ることで、企業は即座に次の採用業務が勧められます。

返信不要でも礼儀として送るべき？

企業からの返信メールに返信不要と記載されていたとしても、「せっかく返信してくれたんだから返信するのが礼儀なのでは？」と思う人もいるかもしれません。

しかし、返信不要だと記載されている以上、礼儀で返信をするのはNGです。

企業としては忙しいのに返信不要と記載したメールを送信したにもかからず返信されてしまうと、メールを開封して読み終わるまでの手間と時間がかかってしまいます。

したがって、返信不要と決まっているものに返信すること自体がマナー違反となってしまうため、返信不要と記載されていたら返信する必要性はありません。

返信メールのマナーとテンプレート

返信メールを作成する場合、返信する際のマナーを守らなければなりません。

返信メールの内容次第で企業に与える印象がガラリと変わるため、マナーを遵守して作成することが大切です。

もしもどんな返信メールを作成すればいいのか分からない場合は、返信が必要になる場面のテンプレートも紹介するので、是非とも参考にしてみてください。

それでは、返信メールのマナーについてご説明しましょう。

メール返信の基本マナー

メール返信の基本マナーは、以下の通りです。

• 24時間以内に返信する
• 件名はRe:のまま返信する
• 企業の名称や部署名、役職名は省略しない
• やり取りは自分で終わらせる
• 内容を引用して返信する
• 署名をつける

まず、企業からのメールが送信されてきたら、原則24時間以内に返信しましょう。

早く返信するほど企業側も次の業務に移ることができますし、それだけこの企業に転職したいという熱意や脂肪度の高さをアピールすることもできます。

迅速な返信がこちらの印象を大きく左右すると言っても過言ではないため、すぐにでも返信するのが望ましいです。ただし、深夜や早朝、昼休みに返信するのはマナー違反なのでNGです。

次に、メールの返信は分かりやすいように、件名にRe:をつけて目立たせましょう。

企業の採用担当者は日々さまざまなメールを見ているため、どれがどのメールなのか1件1件開封して中身を読んでいる暇がない場合も少なくありません。

こちらが送ったメールも流されてしまう可能性がある以上、件名にRe:とつけて返信することで流されることなく採用担当者の目に入りやすくなります。

さらに、企業の名称や部署名、役職名を省略したり間違えたりすると企業からの印象が悪くなる可能性が高いので注意しましょう。

企業とのメールでやり取りする場合、要件がなければ企業からメールが返信されることはありません。

したがって、用件が済んだ場合は自分でやり取りを終わらせましょう。

メールを返信する場合は、過去のやり取りの履歴を残す目的で引用返信を行うのがおすすめです。

以前どんな内容の返信が来たのか確認しながら返信ができますし、採用担当者にとっても認識や記載のミスなどが防げるのでありがたいです。

最後に、返信メールの最後に出身大学や氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの署名を行いましょう。

署名をつけるのは基本的なマナーなので、季語などを使わずにシンプルな署名をつけましょう。

返信メール例文集

返信メールの例文は、以下の通りです。

・日程を承諾するときのメール返信

『株式会社○○
採用ご担当者様

お世話になっております。貴社の求人に応募しました○○と申します。

この度は、選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた中から、下記の日程で選考に参加させていただきたく思います。

○月○日（○曜日）○○時

一層身を引き締めて、今後の選考に臨む所存です。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

氏名：
住所：
TEL：
MAIL：』

・別に日程に調整してほしいときのメール返信

『株式会社●●●
人事部　採用教育課
〇〇 △△様

お世話になっております。
●●●大学■■学部●●学科■年の○○と申します。

突然のご連絡失礼いたします。

5月28日の11時より、一次面接のためにお時間を頂戴しておりましたが、
一身上の都合により、日程を変更させていただきたく思います。

こちらの都合で大変申し訳ございません。
改めて以下のご調整をさせていただきたく思います。
===
XX月15日13時〜15時
XX月16日11時〜14時
XX月18日 終日
XX月20日16時〜18時
===
ご都合つかない等ございましたら、
お申し付けください。

どうぞよろしくお願いいたします。
———————————————–
氏名：
携帯電話：
メール：
———————————————–』

・選考を辞退するときのメール返信

『株式会社〇〇人事部　〇〇様

お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。

この度は、書類選考通過のご連絡と次回選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

③折角の機会をいただけて、大変光栄ではございますが、

一身上の都合により、〇月〇日〇時に予定しておりました面接を

辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただきたにも関わらず、

このようなお返事の形になってしまい、大変申し訳ございません。

大変恐縮ではございますが、ご了承いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

〇〇大学　〇〇学部

【名前】

【電話番号】

【メールアドレス】

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー』

返信メールを送る前にチェックすべきこと

返信メールを送る際にチェックするポイントは、以下の通りです。

• 正しい日本語が使えているか
• 装飾しない
• 適度に改行して見やすくする
• 就活用のメールアドレスを使用する

企業に返信するメールの内容は、装飾せずに適度な改行を行って見やすい文章を心がけることが大切です。

また、正しい日本語が使えているかどうかも社会人として必要最低限のマナーです。

さらに、個人で使用しているメールアドレスではなく、就活用のメールアドレスを用意しましょう。

特に英数字を織り交ぜたような分かりにくいものではなく、採用担当者が一目見て分かるように自分の名前を入れたメールアドレスにするのがおすすめです。

まとめ：選考通過メールへの返信で印象アップ

企業に履歴書やエントリーシートを提出したら書類選考の結果がメールで届くので、もしも書類選考に通過していた場合は可能な限り早めに返信することが大切です。

辞退する場合でも早めに返信することによって採用業務に支障をきたすことなく対応できるため、いかに基本的なマナーを守ったメールの返信を心がけましょう。